10 erreurs à éviter lors de la planification d’un événement d’entreprise

Pourquoi certain

s événements d’entreprise semblent fluides, tandis que d’autres dérapent avant même de commencer ?La différence réside dans les petits détails – et dans l’anticipation des pièges invisibles.

Chez No&Me Events Sàrl, nous aidons depuis des années les entreprises en Suisse et en Europe à créer des expériences engageantes, inspirantes et performantes. Et nous savons exactement ce qui peut mal tourner – et comment l’éviter.

Voici donc 10 erreurs courantes à éviter, avec nos conseils pour garantir un événement fluide, percutant et sans stress.

❌ 1. Ne pas définir d’objectifs clairs

Quel est le but de votre événement ?Cela paraît évident, mais beaucoup d’entreprises l’oublient ou se contentent de formules vagues comme « célébrer une réussite ».

Pourquoi c’est important :Sans objectifs clairs, chaque décision devient une devinette.

Comment l’éviter :

• Qui est le public cible ?

• Que doivent-ils ressentir, apprendre ou faire ?

• Comment mesurerons-nous le succès ?

  
  

❌ 2. Sous-estimer le calendrier

Même un événement d’une journée peut nécessiter plusieurs mois de préparation.Erreur fréquente : croire que tout s’alignera au dernier moment.

La réalité :

• Les lieux en Suisse sont souvent réservés 6 à 12 mois à l’avance

• Les prestataires ont besoin de temps de coordination

• La précipitation coûte plus cher et génère du stress

  
  

Comment l’éviter :Planifiez tôt. Créez un calendrier avec des échéances claires – et respectez-le.

❌ 3. Négliger la planification budgétaire

On pense au lieu et au traiteur… mais on oublie :

• Les frais audiovisuels

• Le transport des invités

• Les heures supplémentaires du personnel

• Les impressions ou locations de dernière minute

  
  

Comment l’éviter :Établissez un budget détaillé avec une marge de sécurité de 10 à 15 %.

❌ 4. Surcharger l’agenda

Un programme dense impressionne sur le papier – mais épuise les participants.

Le problème :

• Pas de temps pour réfléchir ou réseauter

• Trop d’infos tue l’engagement

• Les participants se sentent dépassés

  
  

Comment l’éviter :Alternez moments dynamiques et pauses pour favoriser les échanges.

❌ 5. Oublier les participants à distance

Les événements hybrides sont là pour durer.Mais trop souvent, les invités virtuels sont négligés.

Problèmes fréquents :

• Mauvaise qualité audio/vidéo

• Aucun engagement proposé

• Informations peu claires

  
  

Comment l’éviter :

• Matériel de streaming professionnel

• Animateur dédié aux invités en ligne

• Activités hybrides inclusives

  
  

❌ 6. Négliger l’inclusivité et l’accessibilité

Votre événement doit être accueillant pour tous.

À éviter :

• Thèmes culturellement exclusifs

• Négliger les régimes alimentaires

• Oublier l’accessibilité (rampes, sous-titres, interprètes)

  
  

Comment l’éviter :

• Sondage préalable des invités

• Thèmes inclusifs et universels

• Partenaires sensibilisés à l’accessibilité

  
  

❌ 7. Manquer de cohérence avec votre marque

Chaque élément – invitation, signalétique, animation – doit refléter votre identité.

Ce qui coince souvent :

• Décor générique

• Ton incohérent

• Aucun lien avec la mission d’entreprise

  
  

Comment l’éviter :Créez un concept visuel clair avec une charte graphique.

❌ 8. Communiquer insuffisamment avec les parties prenantes

Sans communication fluide, même le meilleur plan échoue.

Ce qu’on voit souvent :

• Équipes mal informées

• Prestataires mal briefés

• Invités mal préparés

  
  

Comment l’éviter :

• Réunions régulières

• Checklists et timelines partagées

• Infos claires avant l’événement

  
  

❌ 9. Se concentrer uniquement sur le jour J

Un événement ne s’arrête pas à sa tenue.

Ce qu’on oublie souvent :

• Pas de remerciement

• Pas de retour d’expérience

• Pas de partage des moments forts

• 
  

Comment l’éviter :

• Email de remerciement sous 48 h

• Partage de photos ou vidéo

• Collecte de feedback

  
  

❌ 10. Tout vouloir gérer en interne

Les Événements d'entreprise sont des projets complexes. Vouloir tout faire seul entraîne :

• Épuisement

• Détails oubliés

• Dépassement de délais et budgets

  
  

Comment l’éviter :Collaborez avec une agence professionnelle pour gérer l’ensemble du projet.

Conclusion : Chaque détail compte

Évitez ces erreurs et vos événements seront cohérents, humains et stratégiques.

Chez No&Me Events Sàrl, chaque événement est une opportunité de créer du lien, de nourrir votre culture et de raconter votre histoire.

Car ce n’est pas l’agenda qui marque les esprits, mais l’émotion qu’on emporte.

👉 Prêts pour un événement inoubliable ? Contactez-nous pour une consultation gratuite.