10 Fehler, die Sie bei der Planung einer Firmenveranstaltung vermeiden sollten

Haben Sie sich jemals gefragt, warum manche Firmenevents reibungslos ablaufen, während andere schon vor Beginn aus dem Ruder laufen?Der Unterschied liegt meist in den kleinen Details – und darin, versteckte Stolperfallen zu vermeiden.

Bei No&Me Events Sàrl unterstützen wir seit Jahren Unternehmen in der Schweiz und Europa bei der Konzeption von Erlebnissen, die begeistern, inspirieren und Ergebnisse liefern. Dabei haben wir genau gesehen, was schiefgehen kann – und wie man es verhindert.

Wenn Sie in diesem Jahr ein Event planen, vermeiden Sie diese 10 häufigen Fehler – für ein reibungsloses, wirkungsvolles und stressfreies Erlebnis:

❌ 1. Keine klaren Ziele definieren

Was soll dieses Event erreichen?Klingt selbstverständlich – doch viele Unternehmen überspringen diesen Schritt oder formulieren vage Ziele wie „Erfolg feiern“.

Warum das wichtig ist:Ohne klare Ziele wird jede Entscheidung – vom Veranstaltungsort bis zur Agenda – zum Ratespiel.

So vermeiden Sie es:Stellen Sie sich diese Fragen:

• Für wen ist dieses Event?

• Was sollen sie fühlen, lernen oder tun?

• Wie messen wir den Erfolg?

  
  

❌ 2. Zeitaufwand unterschätzen

Selbst ein eintägiges Event kann Monate der Planung erfordern. Ein häufiger Fehler? Zu glauben, dass sich alles „spontan“ regeln lässt.

Die Realität:

• Veranstaltungsorte in der Schweiz sind oft 6–12 Monate im Voraus ausgebucht.

• Dienstleister benötigen Vorlaufzeit für Angebote und Koordination.

• Last-Minute-Stress erhöht die Kosten und den Druck.

  
  

So vermeiden Sie es:Frühzeitig starten. Einen Zeitplan mit klaren Deadlines erstellen – und einhalten.

❌ 3. Budgetplanung vernachlässigen

Viele Teams fokussieren nur auf große Posten (Location, Catering) und vergessen versteckte Kosten wie:

• Technik- und Produktionskosten

• Transport der Gäste

• Überstunden für das Personal

• Spontane Druckaufträge oder Leihgaben

  
  

So vermeiden Sie es:Ein detailliertes Budget mit Puffer (10–15 %) für Überraschungen aufstellen.

❌ 4. Überladene Agenda

Volle Zeitpläne sehen auf dem Papier beeindruckend aus – überfordern aber in der Realität die Teilnehmenden.

Das Problem:

• Keine Zeit für Austausch oder Reflexion

• Gäste fühlen sich überfordert

• Weniger Engagement und Aufmerksamkeit

  
  

So vermeiden Sie es:Ausgewogene Mischung aus energiegeladenen Sessions und Pausen mit informellen Austauschmöglichkeiten.

❌ 5. Remote-Teilnehmer ignorieren

Hybride Events bleiben relevant – doch virtuelle Gäste werden oft stiefmütterlich behandelt.

Typische Fehler:

• Schlechte Ton- oder Bildqualität

• Keine Interaktionsmöglichkeiten

• Unklare Teilnahmeinformationen

  
  

So vermeiden Sie es:

• Professionelles Streaming-Equipment nutzen

• Einen Moderator für Online-Gäste einsetzen

• Aktivitäten anbieten, die sich auch remote eignen

  
  

❌ 6. Inklusion und Barrierefreiheit vernachlässigen

Ihr Event sollte für alle zugänglich sein – unabhängig von Herkunft oder Fähigkeiten.

Fehlerquellen:

• Themen, die kulturell ausschließen

• Nicht beachtete Essensbedürfnisse

• Fehlende Barrierefreiheit (z. B. Rampen, Untertitel, Dolmetscher)

  
  

So vermeiden Sie es:

• Vorab Umfrage zu individuellen Bedürfnissen

• Kulturell neutrale Themen wählen

• Partner mit Verständnis für Barrierefreiheit wählen

  
  

❌ 7. Keine Markenanpassung

Jeder Berührungspunkt – von Einladung bis Menü – erzählt etwas über Ihre Marke.

Was oft schiefläuft:

• Beliebige Deko oder Botschaften

• Uneinheitlicher Kommunikationsstil

• Kein Bezug zur Unternehmensmission

  
  

So vermeiden Sie es:

• Ein kreatives Konzept und Styleguide definieren – und konsequent anwenden.

  
  

❌ 8. Zu wenig Kommunikation mit Stakeholdern

Ohne klare Kommunikation scheitert selbst der beste Plan.

Typische Probleme:

• Interne Teams kennen Zeitpläne oder Aufgaben nicht

• Dienstleister sind schlecht gebrieft

• Gäste erhalten unklare Infos

  
  

So vermeiden Sie es:

• Regelmäßige Updates und Meetings

• Zeitpläne, Checklisten und Kontakte teilen

• Klare Infos vorab an alle Teilnehmenden senden

  
  

❌ 9. Fokus nur auf den Eventtag

Viele betrachten das Event als Ziel – doch Profis denken weiter.

Was oft fehlt:

• Kein Follow-up oder Dankeschön

• Kein Feedback zur Optimierung

• Keine Verbreitung von Highlights

  
  

So vermeiden Sie es:

• Innerhalb von 48 Stunden eine Dankesmail senden

• Fotos oder Videorückblick teilen

• Feedback einholen zur Verbesserung

  
  

❌ 10. Alles allein machen wollen

Firmenveranstaltungen sind komplex. Wenn interne Teams alles übernehmen, führt das oft zu:

• Überlastung

• Übersehene Details

• Zeit- und Budgetüberschreitungen

  
  

So vermeiden Sie es:Mit einer professionellen Agentur zusammenarbeiten, die Planung, Umsetzung und Auswertung übernimmt.

Fazit: Auf jedes Detail kommt es an

Wer diese Fehler vermeidet, schafft Veranstaltungen, die professionell, persönlich und zielgerichtet wirken.

No&Me Events Sàrl glaubt daran: Jedes Event ist eine Chance, Menschen zu verbinden, Kultur zu fördern und Geschichten zu erzählen.

Denn am Ende zählt nicht nur die Agenda – sondern das Gefühl, das die Gäste mit nach Hause nehmen.

👉 Bereit für ein unvergessliches Event? Kontaktieren Sie uns für ein kostenloses Beratungsgespräch.